الهدف العام للوظيفة:
تقديم دعم إداري وتنظيمي شامل، وإدارة المهام اليومية المتعلقة بالمكتب والشؤون الخاصة، بما يضمن سير العمل بسلاسة وكفاءة عالية، مع الحفاظ على السرية التامة.
المهام والمسؤوليات:
أولًا: المهام المكتبية والإدارية
1. إدارة المكتب والتنسيق الإداري:
• تنسيق جداول الأعمال والاجتماعات والمواعيد الرسمية.
• تنظيم المستندات والملفات والتأكد من حفظها بشكل آمن ومنهجي.
• الإشراف على البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية، وإعداد التقارير الدورية.
• التعامل مع المكالمات والمراسلات الواردة والصادرة بلباقة واحترافية.
2. تنظيم الاجتماعات والسفر:
• ترتيب الاجتماعات وإعداد محاضرها ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.
• تنظيم ترتيبات السفر (طيران، إقامة، تنقلات) للمناسبات الرسمية والخاصة.
• تجهيز الوثائق المطلوبة للسفر والاجتماعات وفق أعلى درجات الدقة.
3. متابعة المهام والمشاريع الخاصة:
• تنسيق المهام والمشاريع الموكلة بدقة وفعالية.
• الإشراف على تنفيذ مشاريع خاصة وإعداد تقارير متابعة دورية.
• التواصل مع الأطراف ذات الصلة لإنجاز المهام بكفاءة.
ثانيًا: المهام المتعلقة بالشؤون الخاصة
1. تنسيق وإدارة الشؤون الخاصة:
• متابعة جداول المواعيد الشخصية وإدارتها بفعالية.
• ترتيب وتنظيم الفعاليات والمناسبات الخاصة.
• الإشراف على الجوانب اللوجستية المختلفة بما يضمن السلاسة في إدارة المهام الشخصية.
2. إدارة الموظفين والخدمات:
• الإشراف على الموظفين المساعدين في الشؤون الخاصة، مثل السائقين والمساعدين الشخصيين.
• متابعة جداول عملهم وضمان أداء المهام وفق التوقعات المطلوبة.
• التنسيق مع مقدمي الخدمات والموردين عند الحاجة.
3. إدارة المشتريات والاحتياجات الخاصة:
• الإشراف على تأمين الاحتياجات والمتطلبات الخاصة.
• متابعة المشتريات وضبط الميزانية ذات الصلة.
• ضمان توفير أفضل الخدمات والمنتجات وفق معايير محددة.
Job Details
| Posted Date: | 2025-03-24 |
| Job Location: | Saudi Arabia - Riyadh |
| Job Role: | Administration |
| Company Industry: | Hospitality & Accomodation; Facilities & Property Management; Administration Support Services |
Preferred Candidate
| Degree: | Bachelor's degree |
Jobs in saudia مساعد شخصي وسكرتير تنفيذي (للمكتب والشؤون الخاصة) - Abdulaziz #Jobs in ksa
apply job :apply job from here